por Fernando Lima, D.Sc.
Me responda essas perguntas:
Quem é seu maior colaborador daqui a seis meses?
Quem é seu maior colaborador daqui a um ano? Cinco anos? Dez?
Um professor fez essa pergunta em uma disciplina na pós-graduação e confesso que não cheguei na resposta imediatamente. Bom, se você também não respondeu de primeira, a resposta para todas estas perguntas é:
VOCÊ MESMO!
Mais algumas perguntas… Você já encontrou um pendrive ou hd no meio da sua bagunça organizada, espetou no computador e apareceu uma grande interrogação na sua cabeça? Se o que encontrou foi uma miscelânea de arquivos que não fizeram o menor sentido seja bem vindo. Você não via essas pastas e arquivos há anos, ficou até surpreso com alguns arquivos e fotos que não tinha salvo em outro lugar. Mas, mesmo sem ter sentido falta deles por anos você ficou com medo de deletar algo importante? E aquela pasta com dados da sua pesquisa ou trabalho com o mesmo nome da que você tem no computador? Será que tem algum arquivo que você não salvou? Na falta de tempo, você copiou os arquivos em uma pasta chamada “pendrive” jogou tudo lá dentro e disse a si mesmo que outra hora ia revisar aqueles arquivos? Quem nunca?
Pois é caros amigos. Se você se identificou com estes cenários, saiba que não está sozinho. Quando eu estava na graduação tinha um grande orgulho de ter um disquete na mochila. Afinal estava vivendo no admirável mundo novo do futuro, onde todo mundo (eventualmente) teria acesso a um computador. Para quem entrou no jogo na era do USB, o disquete que estou falando é um disco flexível protegido por um quadrado de plástico de 3.5 polegadas. Esse disco tinha a incrível capacidade de armazenar 1.44 MB de informação. A minha unha do dedão tem mais capacidade de memória que isso… Enfim, nessa época tínhamos poucos arquivos e quem tinha uma câmera digital era rei.
Hoje passamos horas e horas lendo e respondendo e-mails diariamente e chamamos isso de trabalho. Criamos um buraco negro de arquivos e pastas e aquele HD de 1 tera não é mais suficiente. Viramos acumuladores de arquivos. Será que estamos fazendo isso direito?
Agora, vá na sua área de trabalho e veja quantos arquivos e pastas tem lá. Se você só tem a lixeira/trash, parabéns! Feche essa janela do seu navegador e vá fazer outra coisa. Agora, se você tem uma área de trabalho lotada de tranqueira, continue por aqui…
Você já teve que gastar um tempo tentando entender os arquivos daquela pasta com o relatório do mês passado? Se você gasta 10 minutos por semana nesse processo, em um ano você perdeu oito horas e meia da sua vida fazendo isso. Em contrapartida, você já parou e dedicou uma hora do seu tempo pesquisando e definindo uma maneira de minimizar essa bagunça? Eu fiz isso – muito mais de uma hora na verdade – compartilho algumas dicas que achei que fizeram muita diferença.
1 – Defina um sistema de nomenclatura. E USE!
O nome do arquivo deve ser minimamente descritivo. Dando aula para alunos de graduação, mesmo depois de dedicar uma aula sobre como deveriam organizar os arquivos e dados da disciplina, recebia arquivos no meu e-mail:
trabalho em grupo.doc
relatório da disciplina.doc
relatório do joão versão final.doc
Pense que você não é a única pessoa enviando arquivos. E, como disse anteriormente, você é seu maior colaborador no futuro e deve entender do que se trata aquele arquivo daqui a seis meses sem ter que abrir e ficar lembrando. Uma boa maneira é um nome descritivo não muito extenso e a data no final.
Nome
Não use espaços. Ao invés disso use “_” ou “-“ ou nada:
pauta_desabracando_arvores.doc
pauta-desabracando-arvores.doc
pautadesabracandoarvores.doc
Tudo em minúscula fica confuso para ler. O que é mais fácil:
PautaDesabracandoArvores.doc
Ou:
pautaDesabracandoArvores.doc
Esta última é considerada uma boa prática para nomes de variáveis em JavaScript. A primeira palavra em minúscula e as demais começando com maiúscula. A primeira letra em maiúscula se destaca e você percebe a separação das palavras. Na primeira palavra é redundante pois não precisa de destaque. Esse é o sistema que uso. Defina o seu ou use este, não importa. O importante é ter um e usar.
Data
A data faz com que seus arquivos fiquem em ordem. Ela pode ser Ano, Mês e Dia:
AAAAMMDD = 20201203
AAMMDD = 201203
O ano vem na frente, pois se colocar o mês ou dia os arquivos de anos diferentes vão se organizar juntos quebrando a ordem cronológica. Por exemplo:
pautaDesabracandoArvores_03112020.doc
pautaDesabracandoArvores_05112019.doc
pautaDesabracandoArvores_06112020.doc
Americanos usam Mês, Dia e Ano. A data 03/11 pode ser lida como 03 de Novembro ou 11 de Março. Se você trabalha com parceiros internacionais vale a pena adicionar um “d” para marcar qual número é o dia. Por exemplo:
pautaDesabracandoArvores_202011d03.doc
Ou:
pautaDesabracandoArvores_2011d03.doc
Esse é o sistema que uso. Você não precisa adotar esse, o importante é que defina um e passe a usá-lo com disciplina.
2 – Controle de versão
Começou mais um dia de trabalho? Vai avançar naquele relatório, paper, texto para o blog ou naquele textão para o Facebook que ninguém vai ler? Siga o algoritmo:
Abrir arquivo;
Salvar como;
Alterar a data no nome do arquivo e substituir com a data do dia.
Por exemplo, o documento abaixo foi editado em 06 de novembro:
pautaDesabracandoArvores_202011d06.doc
No dia 07 de novembro você abriu o documento para editar novamente. Primeira coisa: salvar como
pautaDesabracandoArvores_202011d07.doc
Isso faz com que você tenha um controle de versões. Se você trabalha sempre no mesmo arquivo e vai salvando dia após dia, você pode perder informações anteriores caso queira resgatar algo que foi deletado.
Alguns sistemas de sincronização de arquivos em nuvem como o Onedrive permitem que você use a função autosave e tenha controle de versão automaticamente.
3 – Não use diacríticos (caracteres especiais)
Esses caracteres estão proibidos:
ŠŽšžŸÀÁÂÃÄÅÇ ÈÉÊËÌÍÎÏÐÑ ÒÓÔÕÖÙÚÛÜÝ àáâãäåçèéêë ìíîïðñòóôõö ùúûüýÿ/?<>\:*|"^
Ao invés de:
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06.doc
Use:
pautaDesabracandoArvores_202011d06.doc
4 – NUNCA MAIS coloque “versão final” no nome de um arquivo
relatórioVersãofinal.doc
relatórioversãofinal1.doc
relatórioversãofinal2.doc
relatórioversãoagoravai.doc
relatórioversãofinalcorrigida.doc
relatórioversãofinalcorrigidarevisadajoao.doc
relatórioversãofinalcorrigidarevisadajoaopqpcaraipqfuifazermestrado.doc
Quem nunca?
NUNCA, NUNCA É A VERSÃO FINAL
No momento que você inclui a palavra final no nome do arquivo ele está amaldiçoado e condenado a um looping de revisão eterna.
Ao invés disso use:
pautaDesabracandoArvores_202011d06_enviada.doc
Ou
pautaDesabracandoArvores_202011d06_submetida.doc
E siga renomeando as versões seguintes com a data do dia para manter o controle de versões.
5 – Trabalhando em equipe? Adicione suas iniciais no final do nome do arquivo.
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06_pH.doc
É muito importante conversar com a equipe sobre esses combinados. Depois de um tempo cada um começa a organizar os arquivos do seu jeito e voltamos a estaca zero.
Vale notar que esse detalhe das iniciais no nome do arquivo é MUITO importante de ser explicado.
Quando recebo um arquivo para revisão renomeio atualizando a data e adiciono minhas iniciais.
Se mando o arquivo revisado e alguém me devolve com novas atualizações eu tiro as iniciais da segunda pessoa que revisou e adiciono a minha.
Por exemplo, recebi:
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06_MP.doc
Renomeio para:
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06_pH.doc
E sigo trabalhando. Faço isso para que o nome do arquivo não fique muito extenso.
Em um universo ideal, onde todos revisam o texto ficaria algo assim:
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06_pHmPFRMRcdpFALP.doc
Imagine um manuscrito com 10 colaboradores?
Renomear assim pode dar confusão se revisar e enviar o arquivo no mesmo dia. Caso isso aconteça mantenha apenas as iniciais da pessoa que lhe enviou e adicione a sua.
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06_MPpH.doc
Dificilmente haverá uma dinâmica de vários envios e revisões de várias pessoas no mesmo dia.
Por que frisei que é MUITO importante que isso esteja claro para todos na equipe?
Trabalhando em uma equipe a alguns anos atrás eu segui essa prática sem combinar e uma das pessoas da equipe se incomodava pois achava que eu estava tirando o nome dela do trabalho.
Chegou a enviar o nome completo em caixa alta no final do nome do arquivo e isso criou uma certa tensão desnecessária…
pautaDesabraçandoÁrvores_202011d06_FULANxDETALSUPERINSEGURx.doc
6 – Siga seu sistema diariamente
Recebeu um arquivo por e-mail? Já salve na pasta correta renomeando o arquivo. Nada de salvar na Área de Trabalho para ver depois.
[pH]